Tata Pamong

SISTEM PENGELOLAANSistem pengelolaan fungsional dan operasional di UNHAM mencakup planning, organizing, staffing, leading, controlling dalam kegiatan internal maupun eksternal. Berkaitan dengan pengelolaan Universitas, penerapan fungsi – fungsi manajemen dalam pengelolaan organisasi dilakukan dengan melibatkan berbagai Satuan Kerja/Unit Kerja ( Lembaga, Biro, Fakultas dan Program Studi dan lainnya ) dilingkungan UNHAM yaitu perencanaan, pengorganisasian, penempatan personalia, kepemimpinan dan pengawasan serta pengendalian. Untuk menjalankan programprogramnya, para pimpinan Satuan Kerja ( Lembaga, Biro, Fakultas dan Program Studi dan lainnya ) akan mengadakan rapat untuk menyusun perencanaan kegiatan setiap Satuan Kerja/Unit Kerja dimaksud diatas, yang selanjutnya secara berjenjang dari tingkat unit kerja kemudian dibawa ke tingkat satuan kerja untuk didiskusikan bersama-sama dengan pimpinan fakultas, untuk kemudian menjadi rancangan anggaran fakultas, dan selanjutnya dengan pimpinan Universitas untuk kemudian menjadi rancangan anggaran Universitas. Dalam pelaksanaannya, anggaran setiap unit kerja menjadi dasar bagi Satuan Kerja ( Lembaga, Biro, Fakultas dan Program Studi dan lainnya ) dan Universitas untuk meralisasikan pendanaan dan pembiayaan terkait dengan kebutuhan Satuan Kerja ( Lembaga, Biro, Fakultas dan Program Studi dan lainnya ), hal ini dikarenakan sistim pengelolaan keuangan di Universitas Amir Hamzah pada dasarnya bersifat sentralisasi dan berada di tingkat Universitas, dan direalisasikan sedemikian rupa sesuai dengan mekanisme yang telah diatur dalam peraturan perundang-undangan dan Statuta Unham, dan pelaksanaannya oleh Universitas kemudian dipertanggungjawabkan kepada Yayasan Universitas Tengku Amir Hamzah selaku Badan Hukum Penyelenggara. Pengelolaan lembaga Universitas Amir Hamzah pada prinsipnya dilakukan secara kolegial atau kemitraan / kordinasi. Struktur organisasi yang hirarkhis sebenarnya ditujukan untuk menunjukkan derajat tanggungjawab terhadap seluruh kegiatan Satuan Kerja/Unit Kerja yang ada, dan keberlangsungan kegiatan operasional tersebut tidak ditekankan pada garis komando, tetapi lebih pada proses konsultasi, perumusan kebijakan secara bersama, dan proses kemitraan / kordinasi. Oleh karena itu, kesadaran individual tentang Tridharma Perguruan Tinggi merupakan mesin utama yang harus dimiliki dengan penuh rasa tanggung jawab dan rasa pengabdian yang besar oleh seluruh sivitas akademika. Dalam mengatur jalannya roda organisasi supaya berjalan secara efektif dan efisien diterapkan prinsip-prinsip manajemen organisasi yang baik dan akuntabel. Setiap satuan/unit kerja sebagaimana dimaksud diatas yang berada dilingkungan Universitas Amir Hamzah, dalam pengembangan manajemen organisasinya berbasis pada penguatan manajemen mutu dan database/pangkalan data, ketersediaan kebijakan, manual, standar, prosedur dan dokumen mutu untuk setiap kegiatan baik akademik maupun non akademik, penyusunan pelaksanaan rencana strategis dan program kerja berorientasi pada peningkatan kualitas kerja dalam menciptakan pelaksanaan organisasi yang profesional, sehat, transparan, akuntabel, dan dinamis, serta peningkatan kompetensi organisasi melalui akreditasi baik dalam tingkat internal, nasional maupun internasional. Untuk menciptakan lingkungan kerja yang baik, pengelolaan sumber daya manusia merupakan kunci bagi pengembangan organisasi. Oleh karena itu, di dalam pengelolaan sumber daya tenaga pendidik dan tenaga kependidikan serta non kependidikan, didasarkan atas azas merit sistem, serta reward and punishment yang dilengkapi dengan SOP, SPMI, dan code of conduct/kode etik dalam melaksanakan tugasnya secara profesional. Sistem keuangan pada tingkat Universitas dikelola oleh Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan ( Non Akademik ), serta pada tingkat Fakultas dikelola oleh Wakil Dekan II Bidang Umum dan Keuangan, yang mana kebijakan pengelolaan keuangan tersebut pada Universitas Amir Hamzah menerapkan kebijakan satu pintu / sentralisasi keuangan. Oleh karena itu pengelolaan keuangan tingkat satuan kerja berkoordinasi dengan bagian keuangan universitas. Dalam pengendalian organisasi dan pelaksanaan tata kelola administrasi di tingkat satuan dan unit kerja, telah ditunjang oleh penggunaan teknologi komputer, selain dengan cara manual / konvensional, serta didukung oleh teknologi informasi dan komunikasi ( TIK ) yang pengelolaannya dilakukan terpusat ditingkat Universitas melalui Subbag Administrasi Perencanaan dan Sistim Informasi ( BAPSI ). Dalam hal ini, setiap Satuan Kerja melalui unit kerjanya masing – masing menyiapkan seluruh data dan informasi yang diminta oleh BAPSI UNHAM dalam bentuk tercetak ( print out ), softcopy maupun yang diinput sendiri melalui website universitas dan fakultas, untuk pengisian aplikasi sistim informasi akademik, tata usaha dan perpustakaan. Data sebagaimana dimaksud selanjutnya dijadikan basis data dalam pelaporan Universitas ke Ditjen IPTEK & Dikti melalui Laporan Feeder dan Forlap Dikti ( www.forlap.ristekdikti.go.id ) serta aplikasi SIM SIAKAD, SITU dan PUSAKA UNHAM secara internal. Tentunya seluruh perangkat perencanaan kerja dalam penyelenggaraan Universitas yang telah ada saat ini tidak akan mampu untuk mengantisipasi perkembangan kebutuhan pengelolaan perguruan tinggi untuk masa yang akan datang, sehingga tetap perlu diadakan perubahan dan penyempurnaan yang sesuai dengan tuntutan perkembangan dan dinamika UNHAM, sehingga diharapkan dapat menciptakan suasana akademis yang kondusif. Sistem-sistem yang dianut harus sesuai dengan misi yang telah ditetapkan sebagai realisasi dari pencapaian visi. Sistem yang sesuai dengan misi diarahkan dalam rangka pencapaian tujuan. Dimasa yang lalu sistem tidak seluruhnya dilaksanakan/ditetapkan sesuai dengan visi, misi dan tujuan disebabkan adanya ketidakseragaman pemahaman terhadap visi, misi dan tujuan sebagaimana yang telah dikemukakan terdahulu, namun secara perlahan, penerapan sistem harus mendukung pencapaian visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan tersebut. Sistem disebarluaskan kepada staf dan komponen terkait melalui media : buku-buku panduan, pengumuman, edaran, pertemuan/rapat, sedangkan untuk kalangan masyarakat melalui brosur, pamplet dan ekspos di mass media. Agar sistem dapat berjalan pengembangan kemampuan seperti peningkatan dibidang akademik, mengikuti penataran, seminar, lokakarya dan sejenisnya, pembinaan mental dan penegakan disiplin, perlu dilakukan.
________________________________________________________________________
PROGRAM PENINGKATAN KOMPTENSI MANAJERIAL1. Sosialisasi dan Pelatihan Penggunaan Sistim Informasi Manajemen Perguruan Tinggi ( Aplikasi Forlap-Feeder Dikti, Aplikasi Simlitabmas, Aplikasi SKP dan BKD, Aplikasi Beasiswa Online/Daring, Aplikasi SIAKAD, SITU dan PUSAKA Unham, Aplikasi SAPTO BAN-PT, Aplikasi SIPATENSIVIDA-SIMBADA Kopertis Wilayah I Sumut, dan lain sebagainya ) untuk peningkatan kompetensi manajerial proses pengelolaan teknologi dan sistim informasi yang melibatkan/menugaskan unit kerja BAPSI dan UPT TIK.
2. Pelatihan / Workshop Tata Kelola Perguruan Tinggi untuk peningkatan kompetensi manajerial proses pengelolaan tata pamong/tata kelola institusi perguruan tinggi yang melibatkan/menugaskan Pimpinan Universitas, Fakultas dan Prodi.
3. Sosialisasi dan Pelatihan SPM-PT untuk peningkatan kompetensi manajerial proses pengelolaan penjaminan mutu pada aras universitas dan fakultas yang melibatkan/menugaskan unit kerja penjaminan mutu ( LPMI dan P3M ).
4. Pelatihan Penulisan Artikel Ilmiah, Pekerti-AA, Sertifikasi Dosen, Sasaran Kinerja dan Borang Kinerja Dosen dan Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional Akademik Dosen, untuk peningkatan kompetensi manajerial proses pengelolaan tugas pokok dan fungsi Dosen yang melibatkan/menugaskan LPPM, BAAK serta Dosen.
5. Pelatihan Operator SIMTIK : Portal Garuda, Pengelolaan Jurnal Ilmiah, Sistim Informasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, Sistim Informasi Kinerja Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dan Verifikator Sinta yang melibatkan/menugaskan LPPM dan Dosen.
6. Pelatihan/Workshop Penyusunan Borang Akreditasi Prodi dan Perguruan Tinggi yang melibatkan/menugaskan LPMI ( unit kerja penjaminan mutu )
7. Pelatihan Tracer Study dan Pusat Karir yang melibatkan/menugaskan BAAK
8. Pelatihan Audit Mutu Internal, yang melibatkan/menugaskan LPMI.